- FightClub 1.4
Auch im neuen Jahr geht es mit FightClub weiter. So ist für Februar die Veröffentlichung des neuen Releases 1.4 geplant. Neben vielen Verbesserungen zur Version 1.2 wurden auch die Installationsroutinen komplett überarbeitet. Auch sämtliche Dokumentationen wurden erweitert und verbessert. Außerdem gibt es die Software nun in zwei verschiedenen Versionen (Standard für eine Schule und Professional für Mandantenfähigkeit, also mehrere Schulen) Somit steht ab Februar die neue Version zur Verfügung und kann natürlich auch heruntergeladen werden.So gibt es auch hier wieder die Möglichkeit die Software einen Monat lang zu testen. Durch die Angabe einer Lizenz, wird diese dann entsprechen freigeschaltet und kann als Vollversion mit allen bis dahin eingegebenen Daten weiter verwendet werden.
PlanetPress Capture released
Derzeitige Situation
Ein Hersteller, der Waren an seine Kunde liefert, besitzt mehrere Lagerhallen in ganz Nordamerika. Erhält er einen Auftrag von einem Einzelhändler, übermittelt die Zentrale diesen an das nächste Lager, wo die Informationen auf einen vorbedruckten Dreifach-Frachtschein gedruckt werden.
Die Lieferung wird geladen auf einen LKW und bevor sie das Lager verlassen kann, muss der Fahrer eine Kopie des Frachtscheins unterschreiben, die dann manuell im Lager abgelegt wird. Der Fahrer nimmt die anderen beiden Kopien an sich.
Am Zielort wird der LKW entladen; der Kunde unterschreibt den Schein zur Bestätigung und behält eine der Kopien für seine Unterlagen. Der Fahrer
nimmt die andere Kopie mit zurück zum Lager. Am Ende eines jeden Tages, packt ein Mitarbeiter die Frachtscheine in ein Paket und schickt dieses an die Zentrale.
Wenn die Frachtscheine in der Zentrale eintreffen, werden sie manuell gescannt und die entsprechende Rechnung wird jeweils zugeordnet. Die Rechnung wird gedruckt und an den Kunden geschickt.
Herausforderungen:
- Die Frachtscheine müssen täglich an die Zentrale gesendet werden, was zu hohen Arbeitskosten führt.
- Sie müssen manuell gescannt und archiviert werden, bevor die Rechnung erstellt werden kann, ein zeitaufwändiger Prozess, der zu Verzögerungen führt.
- Frachtscheine gehen regelmäßig verloren oder werden beschädigt. Die Daten müssen manuell wiederhergestellt werden.
- Der Gebrauch vorbedruckter Frachtscheine ist teuer und verursacht eine Menge Abfall.
Die Lösung: PlanetPress Suite
Wird ein Auftrag im System eingegeben, wird sofort das zuständige Lager benachrichtigt. Der Frachtschein wird automatisch erstellt und in einem elektronischen Dokumenten-Management-System (EDM) archiviert.
Zwei Kopien des Dokuments werden auf Standardpapier gedruckt, eines mit Anoto-Digitalisierungsfeldern im Unterschriftenbereich.
Wenn der LKW beladen wird, unterschreibt der Fahrer den Schein mit dem digitalen Anoto-Stift und steckt den Stift dann in seine Halterung. Die erfasste Unterschrift wird mit der digitalen Version des Scheins abgeglichen und für künftigen Gebrauch archiviert.
Am Zielort wird der LKW entladen und der Kunde unterzeichnet den Frachtschein mit dem digitalen Anoto-Stift. Der Kunde behält die Kopie ohne Unterschrift als Liefernachweis. Sobald der Stift im Lager in die Halterung gesteckt wird, wird der digitalen Version des Dokuments die Unterschrift des Kunden hinzugefügt, was den Scannvorgang überflüssig macht.
Wird der Stift in die Halterung gesteckt, lost das außerdem weitere automatisierte Prozesse aus: Die Zentrale erhält die Benachrichtigung, dass der Auftrag erledigt ist; die Rechnung wird automatisch erstellt und per Post oder E-Mail an den Kunden gesendet.
Vorteile:
- Digitale Kopien der Frachtscheine werden elektronisch an die Zentrale gesendet.
- Das manuelle Scannen und Bearbeiten der Dokumente ist nicht mehr nötig und wird durch automatisierte Prozesse ersetzt, was Fehler und Verzögerungen verhindert.
- Die Zentrale kann Rechnungen schneller versenden und somit den Kapitalfluss verbessern.
- Die Nutzung teurer vorbedruckter Formulare wird durch Druck bei Bedarf ersetzt.
- Die Dokumente werden automatisch für späteren den Gebrauch archiviert und sind sofort zugreifbar.